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Executive Assistant
Executive Assistant
发布于 4 小时前普通员工/个人贡献者
全职员工仅现场办公行政与支持
行政与支持
Microsoft Copilot
Microsoft Office
会议与活动组织
保密与合规
利益相关者管理
差旅安排
日程管理
流程自动化
费用报销
值不值得投
薪资怎么样
4.0万
比行政与支持中位数高
发布情况
新岗位 · 今天发布
公司情况
这家公司招聘很活跃
约 140 个在招 · 其中行政与支持 4 个
市场机会
选择适中
香港特别行政区 · 行政与支持 · 26 个在招
职位详情
关于这个职位
该职位是花旗香港市场业务团队的高级行政助理，主要直接支持多位高级管理层（C15/C16）并服务整个团队，负责日程与会议安排、差旅与签证协调、采购与费用报销、新人入职支持等事务
岗位强调与多方的沟通协调和优先级管理，并鼓励使用数字化与 AI 工具提升行政效率
最低要求
具有行政相关工作经验，优先考虑在大型、复杂的金融服务机构或类似组织中的经验
具备支持多位高级利益相关者及大型团队的经验
具备较强的组织与时间管理能力，能够同时处理多项优先事项
出色的人际交往与沟通能力
自驱力强，注重细节
持续展现清晰、简洁的书面与口头沟通能力
熟练使用 Microsoft Office
学历：本科/大学学位或同等经验
工作职责
直接支持高级管理人员（C15/C16），并通常为整个团队提供支持
管理高级管理层的日常日程
安排会议与出差日程
根据所在部门需要安排会议、大会与活动
代表经理或团队确定优先次序
协调差旅安排
准备并分发差旅日程与议程
协助团队成员办理海外差旅相关的签证、机票、酒店、机场接送、地面交通及费用报销等文件
通过 Procure to Pay 系统订购办公用品并处理发票
处理敏感材料
保持适当的保密级别
协调新员工入职活动，包括工位安排与门禁/权限申请
与不同地点、不同职能的同事紧密合作，促进有效沟通与团队协作
识别简化行政流程、提升团队效率的机会
运用 Microsoft Office 工具、协作平台与数字技术提升生产力
探索并采用 AI 工具（如 Microsoft Copilot 及工作流自动化解决方案），实现日常行政事务、会议准备、日程安排、文档与报告工作的自动化
在业务决策时适当评估风险，特别关注公司声誉，保护花旗集团、其客户与资产，推动遵守适用法律、规则与监管要求，遵守政策，在个人行为、操守与业务实践方面运用良好的道德判断，并以透明方式上报、管理与报告控制问题
优先资格
对自动化抱有好奇心、有兴趣利用 AI 与数字化工具提升生产力的候选人将更受青睐（如 Microsoft Copilot 及工作流自动化方案）
AI 洞察
优缺点分析
优点
- 平台为全球化金融机构，行政体系、流程与合规规范成熟，能系统化积累专业行政方法论
- 直接支持高层管理者，视野开阔，可近距离观察市场业务运作与决策过程，人脉资源积累快
- 职位明确鼓励使用 AI 与自动化工具，有利于建立「行政+效率工具」的差异化能力
- 香港中环核心区办公，行业资源与后续职业选择面较广
- 支持多位高管与整个团队，需求冲突多、优先级切换频繁，需要很强的抗压与时间管理能力
- 对保密性与合规意识要求高，工作中需长期保持谨慎与规范
- 适合细致有条理、沟通协调能力强、乐于服务他人且对流程优化和 AI 工具有兴趣的求职者，尤其适合希望在金融机构长期发展行政专业能力的人
缺点 / 挑战
- 行政事务琐碎且细节容错率低，签证、报销、日程冲突等出错成本较高
角色解读
- 可沿行政支持纵深发展，成为资深行政/高管助理（EA to CEO/区域负责人），在金融机构内价值较高
- 也可横向转向业务管理、项目管理、办公室运营或流程优化/数字化转型相关岗位
- 在全球化机构中，跨地区协作经验有助于争取区域性或总部职能机会
- 为多位高级管理层（C15/C16）及整个团队提供全流程行政支持，包括日程安排、会议与活动组织、差旅与签证协调
- 负责采购下单、发票与费用报销流程，处理涉及保密内容的重要材料，并协调新员工入职的工位与权限开通
- 充当团队与不同地区、不同职能同事之间的沟通枢纽，推动信息顺畅流转
- 持续寻找流程优化点，尝试用 Microsoft Copilot 等 AI 工具自动化日程、文档与报告等重复性工作
- 熟练的 Microsoft Office 操作能力与日程/差旅管理经验，能同时并行处理多项任务且不遗漏细节
- 较强的多方沟通与利益相关者管理能力，能在高管、团队与外部供应商之间高效协调
- 高度的保密意识与合规判断力，能识别并上报潜在风险点
- 对数字化与 AI 工具有好奇心，愿意主动尝试自动化方案提升效率
申请策略
- 申请前了解花旗 Markets 业务的组织架构与高管控层级（如 C15/C16 的含义），在面试中体现对机构文化的理解
- 可在沟通中表达对流程自动化与效率提升的具体想法，这与 JD 强调的持续改进与 AI 应用方向高度契合
- 突出曾支持多位高管或大型团队的经历，量化说明支持的领导层级、团队规模与会议/差旅安排频次
- 列举差旅、签证、会议活动、采购与报销等具体流程经验，体现端到端的行政事务处理能力
- 展示保密与合规相关经历，如处理敏感文件、遵守内部政策流程等
- 如使用过 Microsoft Copilot、Power Automate 等工具优化流程，务必单独列出并说明效率提升成果
- 强化 Microsoft Office 高阶技能（Outlook 多日历管理、Excel 报表、PowerPoint 汇报材料），并了解 Copilot 等 AI 助手在日程与文档场景中的应用
- 提升英语书面与口头沟通能力，适应全球化机构的邮件、会议与跨地区协作场景
面试指南
- 使用 STAR 结构（情境-任务-行动-结果）作答，优先选与金融/大型机构相关的真实案例，突出你个人的判断与动作
- 面对优先级类问题，先讲清判断标准（高管时间敏感度、业务影响、外部依赖），再讲沟通与同步机制
- 涉及工具与自动化的回答，落到具体场景（如会议纪要整理、日程批量安排、报销台账）与实际节省的时间上
- 请举一个你同时支持多位高管、面对冲突日程时如何排定优先级的例子
- 你如何处理紧急的海外差旅安排（签证、机票、酒店、接送）？流程中如何避免出错？
- 你如何看待行政工作中的保密要求？遇到过需要上报风险的场景吗？
- 你有没有用工具或 AI 自动化过重复性行政工作？效果如何？
- 你如何与不同地区、不同部门的同事协作推动一件事落地？
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