Assistant Manager/ Officer, Administration (Charities)

优缺点分析

角色解读

• 纵向发展：从 Officer 到 Assistant Manager，再到 Manager / Senior Manager，逐步负责整个部门的行政与资源管理职能
• 横向发展：可转向采购、设施管理、档案与信息治理、合规或企业服务等更专业的方向
• 平台价值：在大型机构的慈善与社区业务板块积累经验，对日后进入公营机构、NGO 或大型企业行政部门有加分
• 作为部门集中式行政职能的执行者，负责办公室日常运作、搬迁、固定资产与软件授权管理、办公用品采购与库存等一揽子事务
• 统筹部门的档案与文件管理体系，包括文件检索、归档、仓储与到期处置，确保合规与可追溯
• 担任数据隐私、职安健、消防等指定协调角色，是部门与马会内部各职能条线、外部供应商之间的连接点
• 扎实的行政事务功底：能同时推进多项琐碎但有截止时间的事务，条理清晰、差错率低
• 保密与合规意识：经常接触敏感及机密信息，需以专业谨慎的态度处理
• 沟通与协调能力：需要与部门内外多方（供应商、物业、IT、人事等）对接推动事项落地
• 办公软件熟练度：尤其 Excel（台账、库存、资产表）与 PowerPoint（汇报材料）

申请策略

• 建议先了解香港赛马会慈善信托基金的资助方向与近期社区项目，面试时能体现对业务的理解
• 投递时注意强调稳定性与服务意识——这类职能岗位非常看重可靠、守时、守密的特质
• 突出行政事务的量化成果，如管理的资产数量、办公用品成本控制、搬迁或档案整理项目规模
• 强调多任务并行与跨部门协调经历，列举你同时对接过的内外部相关方类型
• 展示 Excel 与 PowerPoint 的实际应用场景，如资产台账、库存报表、部门汇报材料
• 如有政府、公营机构、NGO 或社会服务领域经验，务必在简历前部体现
• 提前熟悉档案管理与记录处置的基本规范，以及香港《个人资料（隐私）条例》的基本要求
• 强化 Excel 的数据整理与透视分析能力，能独立维护资产、库存与采购台账

面试指南

• 用 STAR 结构回答：说明情境、任务、你采取的具体行动以及可量化的结果
• 涉及多任务与优先级的问题，先讲你使用的排序方法（紧急度、影响面、截止期），再给具体案例
• 涉及机密与合规的问题，强调流程意识：知悉范围、留痕、按制度上报，而非个人判断
• 你如何在同一时间管理多项行政事务并确定优先级？请举例说明
• 描述一次你处理敏感或机密信息的经历，你如何确保合规？
• 如果部门内多个团队同时向你提出行政需求，你会如何协调？
• 你是否了解档案管理与记录处置的基本流程？过去如何处理归档工作？
• 为什么选择加入马会的慈善及社区事务处？你对我们的慈善工作了解多少？